“Never put off till tomorrow what may be done day after tomorrow just as well.”
― Mark Twain
Procrastinar é adiar. Adiar o que – pressupõe-se – não pode ser adiado.
Todos temos a nossa dose de procrastinação. Ou porque não nos apetece fazer uma coisa, ou porque sentimos que não a vamos fazer tão bem como deveríamos, ou porque não temos um plano suficientemente claro para a executar.
Saber procrastinar pode, contudo, ser uma verdadeira arte.
Adiar com inteligência um não-assunto que nos consumiria demasiados recursos hoje, e que só era prioritário para outrem. Adiar uma decisão num contexto de conflito, dando mais tempo ao oponente para se acalmar ou, ao contrário, para ficar mais nervoso – de acordo com o meu objectivo – enquanto preparo a minha acção. Procrastinar um assunto que só o tempo pode efectivamente resolver. São tudo exemplos da arte de bem procrastinar.
Na política, e até em contexto militar, procrastinar pode ser uma ferramenta eficaz e muito útil. O mesmo se passará nas empresas, em alguns momentos.
Ainda assim, diria que procrastinar, adiar o inadiável é, por norma, uma má prática. Um sinal de falta de disciplina pessoal e falta de organização empresarial. Adiar aquilo que realmente se tem que fazer é roubar o tempo, porventura o recurso mais valioso que existe em cada empresa. Deixar para amanhã aquilo que, com mais organização, mais determinação, melhor gestão de prioridades e melhor alocação de recursos, poderia ser feito hoje, pode ser um verdadeiro drama nas organizações.
A tentação de não se fazer hoje porque “não me apetece”, ou porque “ninguém me está a pressionar”, ou porque “não acho que seja grave deixar arrastar prazos” ou até porque “hoje não queria ter que enfrentar aquela situação (por algum motivo)”, são sinais que devem dar o alerta. O alerta de que nem tudo está bem.
Na Bwizer, empresa que co-fundei, no início deste ano lançámos um verdadeiro mantra: “Eu não procrastinarei, Tu não procrastinarás, Nós não procrastinaremos”. O simples facto de termos lançado este lema criou maior consciência individual e colectiva para a relevância do tema. E serve como barómetro para cada um, em cada momento: “Será que estou a procrastinar indevidamente?”, aumentando a percepção da escassez do tempo.
Está claro que, às vezes, procrastinar faz sentido. Aqui e ali pode até ser a melhor opção. Mas, nesses casos, a procrastinação deve ser uma opção consciente e não o mero resultado do falhanço de tudo o resto.
Faço contudo uma ressalva. Não creio que se resolva a procrastinação indevida apenas com lemas impactantes, por mais úteis que possam ser. Esta questão tem que ser atacada de forma integral. Tem que haver uma adequada organização interna que minimize as zonas cinzentas de responsabilidade. Deve haver uma forma clara de definir prioridades e de as comunicar às equipas. Importa ainda criar-se um sistema que permita visualizar, em cada momento, não apenas as tarefas/projectos em aberto mas também, a taxa de cumprimento de cada pessoa e cada equipa. E, arriscaria dizer, deverá considerar-se estas taxas no cálculo dos sistemas de incentivo.
Na Bwizer, seguramente com muitas falhas, estamos a procurar abordar este tema de forma global. A par do “lema da (não) procrastinação”, existe uma ferramenta informática que permite partir o trabalho em tarefas tão específicas quanto se quiser, definindo o colaborador (ou equipa) responsável e definindo deadlines. Esta ferramenta, o nosso gestor de tarefas, permite saber, em cada momento, quantas (e quais) tarefas estão por concluir. Esta informação é útil em si mesma já que ajuda a um melhor planeamento, e a uma execução mais cuidada. Mas permite também identificar as pessoas mais produtivas e as menos produtivas, tornando mais fácil criar um sistema que premeie os melhores. Permite ainda identificar alocações desadequadas de recursos, de modo mais ágil.
A guerra contra a procrastinação indevida, a procrastinação nefasta, será seguramente uma guerra nunca ganha contudo, é possível ir vencendo pequenas batalhas, uma de cada vez.
“You cannot escape the responsibility of tomorrow by evading it today.”
― Abraham Lincoln
Um abraço,
Hugo Belchior